Uitgangspunten rechtmatigheidsverantwoording
De basis van de rechtmatigheidsverantwoording is een door het college vastgesteld organisatiebreed controleplan over 2024. Deze is door de functionaris verbijzonderde interne controle (VIC) tot uitvoering
gebracht. Hierbij heeft tussentijds overleg plaatsgevonden met de externe accountant, zodat de werkzaamheden ook optimaal bruikbaar zijn voor de externe accountantscontrole.
De kaders voor de rechtmatigheidscontrole zijn vastgelegd in het controleprotocol 2023-2026 Deze is formeel vastgesteld door de raad op 3 oktober 2023. Hierin is ook de verantwoordingsgrens vastgesteld op 3% en de rapporteringsgrens voor de paragraaf bedrijfsvoering op een bedrag van € 50.000.
Het bijbehorend normenkader is vastgesteld op 12 december 2024.
Binnen de rechtmatigheidsverantwoording wordt onderscheid gemaakt tussen afwijkingen, fouten en onduidelijkheden en begrotingsonrechtmatigheden (kadernota rechtmatigheid 2024).
Samenvattend beeld
De totale omvang van de geconstateerde onrechtmatigheden bedraagt € 1,9 miljoen.Er zijn geen onduidelijkheden. Dit ligt binnen de tolerantie van 3%. De geconstateerde onrechtmatigheden betreffen:
Bedragen * € 1.000 | Bedrag | |
|---|---|---|
Conclusie analyse rechtmatigheid | onrechtmatigheid | |
Misbruik en oneigenlijk gebruik | - | |
Voorwaardencriterium | 928 | |
Begrotingscriterium | 13.822 | |
Totaal | 14.750 | |
Verantwoordingsgrens fouten en onduidelijkheden maximaal 3% van de totale lasten | 4.613 | |
Rapportagetolerantie paragraaf Bedrijfsvoering | 50 | |
De verantwoordingsgrens die is vastgesteld in het controleprotocol is 3% van de totale lasten. | ||
De rapportagetolerantie voor de paragraaf Bedrijfsvoering is in het controleplan vastgesteld op € 50.000 | ||
Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O)
Door middel van controle kan gesignaleerd worden of er sprake is van misbruik en oneigenlijk gebruik. Er is momenteel geen overkoepelend M&O beleid. De interne beheersing richt zich op het toetsen van de door de belanghebbenden verstrekte gegevens. De afdeling die bepaalde regelgeving uitvoert, dient te beoordelen of en in hoeverre de door derden versterkte gegevens voldoende betrouwbaar zijn. Dit soort beoordelingen moeten deel uitmaken van de werkprocessen. Bij het uitvoeren van het organisatiebrede controleplan is vastgesteld dat voor de meest risicovolle processen (subsidieverstrekking & sociale uitkeringen) voldoende beheersmaatregelen aanwezig zijn binnen de processen om M&O tegen te gaan. Daarnaast is op basis van deelwaarnemingen vastgesteld dat deze maatregelen ook worden uitgevoerd.
Voorwaardencriterium
Bij de interne controle is het voorwaardencriterium getoetst voor de relevante financiële beheershandelingen.
Hierbij is voor de op basis van risicoanalyse geselecteerde transacties vastgesteld dat transacties in
overeenstemming met het normenkader tot stand zijn gekomen en de verantwoorde bedragen rechtmatig zijn.
Bij de uitgevoerde controles op het voorwaardecriterium zijn onrechtmatigheden geconstateerd op het gebied
van Europese aanbesteding. Het totaalbedrag van bestedingen in 2024 van onrechtmatig aanbestede
contracten, bedraagt € 1 miljoen. Deze onrechtmatigheden waren vooraf bekend en hebben betrekking op het zaaksysteem van de gemeente en brandstof. De afhankelijkheid van het zaaksysteem is dermate groot dat de aanbesteding hiervan is uitgesteld, aangezien in 2024 meerdere grote implementatietrajecten liepen binnen de gemeente. Voor brandstof geldt dat deze te laat is aanbesteed en het vorige contract medio 2024 is afgelopen.
Overige bevindingen die tijdens de controle zijn geconstateerd, die geen invloed hebben op het oordeel omtrent de financiële rechtmatigheid maar wel benoemd worden als verbeterpunten:
- Nieuwe aanbestedingen vinden niet altijd tijdig plaats, waardoor tussen twee contracten een periode onderhands wordt ingekocht (buiten de aanbestedingsperioden om). BIj grote contracten loopt de gemeente het risico dat dit boven de Europese grens uit komt.
- De vastlegging van prestatielevering voor ingekochte zaken vindt niet altijd consequent plaats en behoeft verbetering. Dit blijft echter lastig voor sommige zaken en er is zichtbaar sprake van verbetering.
Bedragen * € 1.000 | Bedrag 2024 | |
|---|---|---|
Conclusie analyse voorwaardencriterium | onrechtmatigheid | |
Afval | 687 | |
Brandstof | 71 | |
Software zaaksysteem | 85 | |
Jogg regisseur | 85 | |
928 |
Begrotingsonrechtmatigheden
Bij de rechtmatigheidscontrole vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. In de
toelichting op het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) wordt de begrotingsrechtmatigheid als volgt omschreven:
“Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door de Raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, evenals het begrotingsjaar van belang zijn.”
De begrotingsonrechtmatigheden zijn als volgt opgebouwd:
Bedragen * € 1.000 | ||
Begrotingscriterium | ||
1a | Begrotingsoverschrijdingen | 13.144 |
1b | Kredietoverschrijdingen | 678 |
2 | Ongeautoriseerde reservemutaties | 0 |
3a | Overschrijding van baten en/of onderschrijding van baten en lasten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld | 0 |
3b | Onderschrijding van afgesloten kredieten | 0 |
Totaal begrotingsonrechtmatigheden | 13.822 | |
4 | Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1 en 2) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid | 12.287 |
Resterend saldo begrotingsonrechtmatigheden | 1.535 | |
Er is sprake van een begrotingsonrechtmatigheid van € 1.535.000.
De oorzaken liggen met name in lasten die per jaareinde worden berekend en niet vooraf zijn in te schatten, zoals een mutatie op de voorziening gewezen wethouders, voorziening verlofsparen etc. Daarnaast was dit jaar bij riolering een overschrijding, omdat hier meer projecten zijn uitgevoerd dan vooraf was ingeschat. Deze afschrijvingslasten worden echter gedekt uit de voorziening riolering en hebben daarom geen effect op saldo begroting.
Volgens de commissie Bado is formeel sprake van een onrechtmatigheid bij elke overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten of investeringskredieten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld onrechtmatig zijn. De bestendige gedragslijn van onze gemeente is dat deze verschillen die ontstaan zijn in de periode tussen de najaarsrapportage en de jaarrekening gemeld worden in de jaarrekening en daar ook worden toegelicht. Dit is inmiddels ook verankerd in de financiële verordening.
Hieronder is een overzicht opgenomen van de overschrijdingen op kredieten:
Bedragen * € 1.000 | Cumul. | Cumul. | Verschil | Onrecht- | |
Begrotingsrechtmatigheid op investeringen | Raming | Uitgaven | matig? | ||
31-12-2024 | 31-12-2024 | ||||
I10051-100 | Vrij-verval riolering 2024 | 3.000 | 3.540 | -540 | Ja |
I10038-101 | Julianaweg fase 1 Corridor | 3.957 | 4.141 | -183 | Nee |
I10051-101 | Mechanische riolering 2024 | 50 | 83 | -33 | Ja |
I10016-100 | Versnellingsopg. Haltetoegankelijkheid | 85 | 132 | -47 | Ja |
I10019-111 | RKAV Vervangen kunstgrasveld 2 | 545 | 594 | -49 | Ja |
I10021-105 | Renov.Sportvloer gymzaal Kwadijk | 18 | 19 | -1 | Ja |
I10021-106 | Revovatie sportvloer gymzaal Middelie | 9 | 10 | -1 | Ja |
I10021-107 | Revovatie sportvloer gymzaal Schoolstr. | 26 | 33 | -7 | Ja |
Totaal | 7.690 | 8.552 | -861 | ||
Wij verwijzen naar de bijlage investeringen voor een volledig overzicht van de uitnutting en status van de investeringskredieten.
De overschrijdingen van de kredieten tellen allemaal mee voor de begrotingsonrechtmatigheid, behalve Julianaweg. Hiervan is sprake van een splitsing van een totaal project. Deze moeten in gezamenlijkheid beoordeeld worden na afronding van het project. Fase 1 is nu in gebruik genomen en wordt daarmee afgesloten.
Bij de winternota is een aantal kredieten onvoldoende bijgeraamd, met name bij riolering. Deze lasten worden echter gedekt uit de voorziening riolering waardoor deze overschrijding per saldo geen nadelige effecten heeft. De andere overschrijden zijn minimaal te noemen ten opzichte van onze jaarlijkse begrotingssaldi.
Verbeterplan
Het aantal onrechtmatige aanbestedingen is de afgelopen jaren enorm gedaald. De nu nog onrechtmatige aanbestedingen waren óf vooraf bekend óf te laat aanbesteed voor een nieuwe periode. Dit laatste komt omdat contractmanagement binnen de organisatie nog niet procedureel is verankerd. In de praktijk blijkt dat hierdoor soms nog te laat wordt gestart met een aanbestedingsproces, waardoor een nieuw contract te laat ingaat en een aantal maanden onderhands wordt ingekocht. Om de aanbestedingsrechtmatigheid in de toekomst te kunnen blijven borgen, wordt gewerkt met een aanbestedingskalender. Met de aanschaf van een nieuw financieel pakket is ook een contractenregister geïmplementeerd. De volgende stap is het volledig vullen van de database, het operationeel maken van een meldingsmechanisme bij afloop van contracten en het inrichten van een proces voor contractbeheer.
Fraude
In het controleplan is sprake van een passieve onderzoeksplicht met betrekking tot fraude. Dit houdt in dat niet
wordt gezocht naar fraude, maar indien sprake is van aanwijzingen tot fraude, deze nader onderzocht moeten
worden. In de gemeentebrede risico-analyse die in het kader van het controleplan is uitgevoerd, is indirect ook
aandacht besteed aan frauderisico's. Hierbij is niet alleen aandacht geweest voor het risico op fraude door
derden zoals hierboven beschreven bij M&O, maar ook voor frauderisico's door één of meerdere personen
binnen de gemeente zelf.
Binnen de processen zijn voldoende maatregelen aanwezig om materiële fraudes te voorkomen dan wel te
detecteren. In 2024 zijn bij de controle daarnaast geen aanwijzingen voor fraude gevonden.
Concern control heeft begin 2023 een organisatiebrede frauderisicoanalyse vanuit de organisatie opgesteld en besproken in het MT. Deze is eind 2023 voor het laatst geactualiseerd .