De formatie van de sectie Inkoop bestaat uit twee vaste medewerkers. De aanbestedingsrechtmatigheid hebben wij de afgelopen jaren steeds beter onder controle. Om deze situatie te continueren zijn de stappen, die in de afgelopen jaren al zijn ingezet, uitgebreid. Zo zijn we naast de registratie en monitoring van de contracten in het Financieel systeem voorzichtig bezig met het verder uitbouwen van contractmanagement en leveranciersmanagement. De contracten zijn inmiddels opgenomen in betreffende module en nieuwe contracten worden toegevoegd middels een proces, waarin intakeformulieren m.b.t. inkoop moeten borgen dat alles wat ingekocht wordt, rechtmatig verloopt. Middels het labelen van de contracten aan inkooppakketnummers én het labelen van crediteuren aan inkooppakketnummers worden inmiddels spendanalyses via het financieel systeem gemaakt die al meer inzicht geven in de verbanden met contracten.
De betrokkenheid van de afdeling inkoop bij aanbestedingsprocessen wordt door de organisatie gedragen en mensen zijn zich bewust van de nut en de noodzaak van Inkoop. Een en ander wordt middels communicatie op gang gehouden. Tevens zijn de raadsleden op de hoogte gesteld van onze werkzaamheden en waarom we dat doen.
In 2024 is door Inkoop een extra intakeformulier geïntroduceerd, voor “kleinere” opdrachten (vanaf € 25.000 tot € 70.000), waarvoor in eerste instantie een aanbestedingsprocedure niet noodzakelijk is. Hierin zullen meerdere items worden belicht om te kunnen komen tot een inkoopadvies. Hiermee wordt voorkomen dat eventuele inkoop buiten bestaande contracten om plaatsvindt (maverick buying).
Afgelopen jaar heeft Inkoop presentaties/voorlichting geven inzake het Inkoopbeleid en de Aanbestedingswet. Lokale en regionale ondernemers zijn benaderd via de media, waarna we hun uiteen hebben gezet wat zij kunnen doen om opdrachten te krijgen van de gemeente Edam-Volendam. In de presentaties is uiteengezet hóe we inkopen, wát we inkopen, waarom we moeten aanbesteden en wat de (wettelijke) begrenzingen daarvoor zijn. Tevens is met nadruk aangegeven hoe (lokale) opdrachtnemers mee kunnen doen aan aanbestedingen en wat ze daarvoor moeten doen. De presentaties werden zodanig positief bevonden dat we deze in 2025 wéér gaan doen.