Bedrijfsvoering

In 2023 is begonnen met een eerste uitvoering van het plan van aanpak procesmanagement.
Er is een processenlandschap-pagina gemaakt waarop alle processen van de gemeente publiceert kunnen gaan worden. Op die manier zijn procestekeningen voor eenieder toegankelijk (intern).
In 2023 en 2024 zijn met name de processen vanuit het sociaal domein hierin opgenomen en een aantal generieke processen, zoals het proces WOO, B&W, raad etc. Door de jaren heen zal dit landschap steeds verder en verder gevuld gaan worden.
In 2024 heeft procesmanagement zich ook gefocust op het uitbreiden van de processen in het landschap, maar ook de uitvoeringsfase m.b.t. procesmanagement. Dit houdt in dat van de huidig beschreven processen ook gestart kan gaan worden met het gestructureerd monitoren en verbeteren van processen. Met de privacy-officer is in 2024 de samenwerking opgezocht, om naast procesgegevens ook vast te legen welke soort persoonsgegevens in het proces worden gevraagd.

Informatiemanagement

Digitalisering is tegenwoordig alom aan de orde en raakt de fundamenten van de samenleving. Technische snufjes groeien steeds meer uit naar nieuwe technologieën die in korte tijd onze manier van communiceren en leven zijn gaan bepalen.
Vanuit de samenleving wordt ook verwacht dat de gemeenten daarin meegaan en de inwoners tijd- en plaats onafhankelijke dienstverlening aanbieden. Dat zij op alle momenten, waar dan ook met de gemeente kunnen communiceren. Dat vergt nogal wat van de gemeente.
Kijken we terug naar de afgelopen 10 jaar dan zien we grote veranderingen op het gebied van informatie en automatisering. Waar de focus eerder voornamelijk lag op het op orde brengen van de basis, verschuift dit naar het gebruiken, combineren en beschikbaar maken van informatie. De 21e eeuw wordt nu al ‘de eeuw van de digitale informatierevolutie’ genoemd. Digitale informatie speelt een steeds grotere rol in het maken van keuzes.
Informatievoorziening bij de gemeente Edam-Volendam wordt steeds belangrijker en steeds complexer.

Taken worden vanuit de centrale overheid overgedragen naar de gemeenten. Een toenemende uitwisseling van informatie vindt plaats met ketenpartners, samenwerkingsverbanden en andere overheden. Daarnaast wordt meer en meer nadruk gelegd op transparantie in onze dienstverlening met inwoners, bedrijven en instellingen.
Kortom, de gewenste contacten (informatie) met je burgers en bedrijven delen, vergt innovatiekracht en het toekomstbestendig maken van je informatiebeleid/informatiemanagement. Het inzetten van informatietechnologie speelt een belangrijke rol bij enerzijds het voldoen aan wettelijke verplichtingen, anderzijds in het leveren van optimale dienstverlening en efficiënte bedrijfsvoering.

In het document 'Visie op Informatiemanagement Edam-Volendam 2023-2026' wordt beschreven op welke wijze de gemeente om wil gaan met het hebben en delen van informatie ten behoeve van de bedrijfsvoering en dienstverlening. Maar vooral ook welke trends, ontwikkelingen en wijzigingen er op ons afkomen.

Deze zijn vervolgens ondergebracht in 5 ontwikkelsporen met daaraan de volgende doelen:

• Persoonlijk & Toegankelijk door het realiseren van een persoonlijke en toegankelijke dienstverlening, afgestemd op de behoefte van de collega’s en inwoners, digitaal waar het kan, persoonlijk waar het moet.

• Open & Transparant zijn door actief te werken aan de openheid, transparantie en toegankelijkheid van onze informatie zodat collega’s de juiste informatie op het juiste moment kunnen inzien en de inwoners over dezelfde informatie beschikken als de gemeente.

• Data gestuurd ingebed door te werken aan de groei in volwassenheid op het gebied van data gestuurd werken en het inzetten van data als onderdeel van ons dagelijks werk.

• Flexibel & Wendbaarheid willen we vergroten, samen met doorzettingsvermogen de kracht van een organisatie, door verdergaande ontwikkelingen op het gebied van IV door de organisatie als geheel en de afdeling Bedrijfsvoering.

• Veilig & Verantwoord bezig zijn en weerbaar blijven tegen dreigingen van buitenaf door zorgvuldig en professioneel met de informatie van onze inwoners omgaan

Privacy

Op het gebied van privacy en bescherming persoonsgegevens is en blijft het van belang dat men zich bewust is van de risico’s die kunnen optreden bij (bovenmatige) persoonsgegevens verwerking.
In 2021 trad naar aanleiding van de Toeslagenaffaire het voltallige kabinet Rutte-III af. Naar buiten was gekomen dat onder meer de ‘tweede nationaliteit’ werd verwerkt bij de fraudetool die de Belastingdienst in gebruik had genomen. Ook was prominent in het nieuws het datalek bij de GGD, waarbij privé gegevens – van miljoenen burgers die waren getest – illegaal werden verhandeld. Dit soort voorbeelden uit de media geeft aan wat de impact kan zijn voor burgers wanneer processen niet goed in kaart zijn gebracht door een organisatie of onvoldoende naar de privacy risico’s is gekeken. Tegelijkertijd zullen we scherp moeten blijven in de samenwerking met externe partijen en goede afspraken maken over verwerking persoonsgegevens.
In het jaarplan Privacy 2024 is daarom de nadruk gelegd op de volgende zaken:

• Contractmanagement en verwerkersovereenkomsten/protocol privacy, met als doel om aan de voorkant van aanbestedingen te bezien of een verwerkersovereenkomst nodig is.
• Verwerkersregister, welke periodiek wordt geactualiseerd.
• Beantwoorden van AVG-verzoeken van betrokkenen.
• Training en bewustwording, met als doel het vergroten van de bewustzijn onder medewerkers, afdelingshoofden en teamleiders met omgang van persoonsgegevens en informatieveiligheid.
• Begeleiding bij het opschonen van verouderde data.
• Vraagbaak en advies, met als doel de dienstverlening richting onze inwoners te optimaliseren en tegelijkertijd de beschikbare (technische) middelen zo efficiënt als mogelijk in te zetten met de AVG als moreel kompas.
• Regionaal overleg, met als doel te komen tot nadere afstemming van AVG-beleidsvoering via regionaal verband.

Door omstandigheden zijn een aantal acties en verzoeken van de hierboven benoemde zaken blijven liggen. Niet alle acties en verzoeken konden binnen de intern gestelde verwachtingen worden uitgevoerd.